Inclusieve bijeenkomsten plan je zo

Het plannen van inclusieve bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen is een essentieel onderdeel van een inclusieve werkcultuur. Het klinkt niet zo ingewikkeld, maar blijkt toch voor veel bedrijven een struikelblok. Dit kun je eraan doen.

Het plannen van inclusieve bijeenkomsten blijkt nog niet zo makkelijk. In een Amerikaans onderzoek geeft maar liefst veertig procent van de duizend ondervraagde planners aan niét de juiste kennis en middelen te hebben om een echt inclusief evenement te plannen. Dat percentage zal nog hoger liggen onder mensen met een andere rol in een organisatie – die soms wel verantwoordelijk zijn voor het plannen van een bijeenkomst.

Keuzes en focus

Inclusiviteit begint al met het vullen van de agenda. Zijn er bijvoorbeeld belangrijke culturele (feest)dagen waar het bedrijf aandacht aan wil besteden? En zo ja, welke invulling kan daaraan gegeven worden? Daarna begint het daadwerkelijke plannen, waarbij een toegewijd en getraind oog voor detail nodig is. Voorbeelden van inclusieve details zijn: aandacht voor voornaamwoorden, een buddy-systeem introduceren en plekken creëren waar nieuwelingen en introverte medewerkers mensen kunnen leren kennen. Na de bijeenkomst hoort bovendien een follow-up plaats te vinden om de inclusieve acties te beoordelen en eventueel aan te passen voor toekomstige bijeenkomsten.

Training aanbieden

Het proactief aan de slag gaan met inclusieve bijeenkomsten gaat gepaard met meer bewustzijn voor inclusiviteit kweken binnen de gehele organisatie. Dit kan door middel van trainingen aan managers, bestuurders en werkgroepen, het samenstellen van lesmaterialen over inclusiviteit om uit te delen op bijeenkomsten en evenementen, en het actief aanspreken en onderwijzen van leiders en rolmodellen die (nog) niet genoeg aandacht hebben voor inclusiviteit.