Diversiteit en Inclusie in de praktijk bij TOPdesk

Software-ontwikkelaar TOPdesk valt op in de IT-sector. Al jaren werken er ongeveer evenveel vrouwen als mannen bij het bedrijf. Nick Spier, Head of HR and Recruitment, en Stephanie Ip, campusrecruiter en Diversity, Equity & Inclusion Lead, vertellen waarom D&I bij TOPdesk in het DNA zit, hoe het bedrijf de komende jaren nog inclusiever wil worden en waarom medewerkers hun eigen feestdagen kiezen.

Van een kleine start-up begonnen in 1997 op een Delftse zolderkamer, naar een succesvol bedrijf met 900 medewerkers en kantoren in 10 landen. De origin story van software-ontwikkelaar en – leverancier TOPdesk is er één voor in de boeken. HR-directeur Nick Spier werkt inmiddels alweer twaalf jaar voor het bedrijf en vertelt: “Inclusiviteit zit in ons DNA, bij TOPdesk mag iedereen zichzelf zijn. Dat uit zich alleen al in hoe we er op kantoor bijzitten. Ik draag graag een pak en mijn collega zit vandaag naast me in een korte broek en teenslippers. Je moet doen waar jij je prettig bij voelt.”

En qua diversiteit? “We zijn een redelijk homogene organisatie, want de mensen die we aannemen moeten slim genoeg zijn en passen bij onze cultuur. Dat is uiteraard niet gebaseerd op gender of etniciteit, maar wel op sociale normen. Binnen die cultuur zijn we dan wel weer heel divers: zo hebben we collega’s in dezelfde functie met een achtergrond in werkbouwtuigkunde, Japans en bestuurskunde.”

We kennen in Nederland 7,6 wettelijke vrije dagen op feestdagen die gebaseerd zijn op christelijke traditie. Maar bij ons werken niet alleen mensen uit die traditie. Daarom hebben we gezegd: iedereen krijgt 8 vrije dagen, zet ze in hoe je wilt.

Nick Spier, Head of HR and Recruitment, TOPdesk

Bewust bekwaam worden

Een andere vernieuwing is het aanstellen van Stephanie Ip als Diversity, Equity & Inclusion Lead. Ip werkte al voor TOPdesk als campusrecruiter en hield zich de afgelopen jaren actief bezig met het diversiteitsbeleid. “De basiswaarden van TOPdesk zijn openheid, gelijkheid en respect. We laten mensen zich welkom voelen en ze hebben al snel invloed op hun werk en hun beslissingen. Onze werknemers hebben veel vrijheid om zelf initiatieven op te zetten,” vertelt Ip. “Er werden boekenclubs, themadiners en culturele evenementen georganiseerd, maar er was nog geen centraal punt om dat soort diversiteit- en inclusie-inspanningen te coördineren of een overkoepelende strategie uit te zetten.” Dat wordt nu precies haar nieuwe functie. Spier: “Stephanie maakt zich sinds ze hier werkt hard voor diversiteit en inclusie, nu kan ze dat structureler en op grotere schaal gaan doen. Ik denk dat we op dit vlak altijd al onbewust bekwaam waren, en nu willen we bewust bekwaam worden.”

TOPdeskcultuur

TOPdesk zit niet alleen in Delft, maar ook in São Paulo, Melbourne en Oslo, om maar een paar steden te noemen. Hoe bewaakt het bedrijf de cultuur in die internationale setting? Ip: “We hebben een mooie, solide wervingsfilosofie. Dus de mensen die we aannemen zijn ook in de andere landen open, nieuwsgierig en behulpzaam. Dat is de kern van de TOPdeskcultuur, en natuurlijk zijn er dan onderlinge culturele verschillen. In Brazilië zijn er bijvoorbeeld langere pauzes, en onze Duitse medewerkers zijn over het algemeen juist heel punctueel. Elk jaar hebben we bovendien international week, waarbij collega’s van over heel de wereld elkaar een week lang zien.”

Spier vult aan: “Het zit ook in hoe we onze kantoren inrichten. Ons hoofdkantoor in Delft is vrijwel helemaal transparant, met glazen vergaderruimtes en een open kantoortuin. Het MT en het executive team zijn heel benaderbaar, want die zoeken ook gewoon ’s ochtends een plekje uit. We hebben een aantal parkeervakken, maar die zijn op basis van wie het eerst komt, die het eerst maalt. We lunchen in dezelfde ruimte en iedereen ruimt zijn eigen bordje af, ook de algemeen directeur.”

De basiswaarden van TOPdesk zijn openheid, gelijkheid en respect. We laten mensen zich welkom voelen en ze hebben al snel invloed op hun werk en hun beslissingen.

Stephanie Ip, Diversity, Equity & Inclusion Lead, TOPdesk

Best practices

Een nieuwe ontwikkeling is dat de 500 werknemers in Nederland sinds dit jaar hun eigen feestdagen mogen kiezen. Spier: “We kennen in Nederland 7,6 wettelijke vrije dagen op feestdagen die gebaseerd zijn op de christelijke traditie. Maar bij ons werken niet alleen mensen uit die traditie, daarom hebben we gezegd: iedereen krijgt 8 vrije dagen, zet ze in hoe je wilt. Sommige collega’s vieren kerst, anderen Suikerfeest en weer anderen plakken 8 dagen aan hun vakantie. Allemaal prima.”

Een andere vernieuwing is dat TOPdesk recent hun eis van een universitaire achtergrond voor sollicitanten heeft losgelaten. De recruiters volgen bovendien unconscious bias-trainingen om niet hun eigen onbewuste vooroordelen mee te laten spelen bij sollicitatiegesprekken. Ip: “Gelukkig kregen we daarna het compliment dat we ons proces al zo gestroomlijnd hadden dat er bijna geen ruimte was voor onbewuste vooroordelen.”

Blinde vlekken en uitdagingen

Wat worden Ips prioriteiten als kersverse DE&I Lead? “Er is al veel om trots op te zijn, maar ik wil ook de volgende stap zetten. Waar zitten nog blinde vlekken? Wat kan nog beter? We doen een jaarlijkse engagement survey en daar komt data uit rondom thema’s als emotionele en psychologische veiligheid op de werkvloer, het gevoel hebben op je plek te zijn en het gevoel van autonomie. Met die uitkomsten kan ik weer aan de slag.”

Ook wil Ip nog meer aandacht besteden aan de privé-situatie van werknemers. “Ik zie bij andere bedrijven dat de focus alleen op de werkvloer ligt en dat privé niet meetelt, maar we nemen zoveel van onszelf mee naar de werkvloer. TOPdesk heeft juist oog voor het menselijke aspect. Uiteindelijk gaat het erom dat we de verschillen tussen mensen erkennen, vieren, en daarmee samen streven naar een mooi en sterk geheel.”