Een veilige werkcultuur is méér dan een protocol

De CEO als belangrijkste cultuurdrager

Het tegengaan van ongewenste omgangsvormen op de werkvloer is één van de grote uitdagingen van deze tijd. Hoe ga je hier als organisatie mee aan de slag? Protocollen helpen – maar er is méér nodig, bleek tijdens een besloten bijeenkomst voor CEO’s uit de digitale sector. Een veilige werkcultuur vraagt om gedegen reflectie op waar het bedrijf voor staat. De CEO heeft daarbij een grote rol als cultuurdrager.

Wat is grappig en wat grensoverschrijdend? Wanneer verandert plagen in pesten? Heb je het dóór als er in je organisatie ongewenst gedrag plaatsvindt? Veel leidinggevenden worstelen met deze vragen. De #MeToo-beweging staat symbool voor een maatschappelijke verschuiving: ongewenst gedrag op de werkvloer wordt niet langer getolereerd. Maar wat dat precies betekent voor bedrijven, is niet altijd duidelijk.

NLdigital, de branchevereniging van de digitale sector, organiseerde daarom een bijeenkomst over het bevorderen van een veilige werkcultuur voor de ‘Raad van Anders’. Dat is een netwerk van vertegenwoordigers uit de digitale sector. Tijdens de bijeenkomst werden ervaringen uitgewisseld en casussen besproken. Duidelijk werd dat er niet één simpele oplossing bestaat: ieder bedrijf moet hier op eigen wijze mee aan de slag.

Waarom is een veilige werkcultuur belangrijk?

Vrijwel ieder bedrijf krijgt vroeg of laat te maken met ongewenste omgangsvormen op de werkvloer. Zo heeft volgens onderzoek van TNO 10 procent van de werknemers zich wel eens geïntimideerd gevoeld, is 8 procent wel eens gepest, heeft 6 procent discriminatie ervaren en heeft 2 procent te maken gehad met seksuele intimidatie – onder vrouwelijke werknemers is dat 3,5 procent.

De gevolgen hiervan zijn groot. Ongewenste omgangsvormen op de werkvloer kunnen stress, psychische en fysieke klachten veroorzaken, wat kan leiden tot langdurige uitval en vertrek van personeel. Bovendien ligt reputatieschade op de loer, wat het moeilijk maakt om nieuw personeel aan te trekken in een toch al krappe arbeidsmarkt. Omgekeerd draagt een sociaal en veilig werkklimaat bij aan een betere sfeer, een betere kwaliteit van werk en een hogere productiviteit.

Aan de slag: protocollen en cultuur

Er zijn kortom voldoende redenen om serieus werk te maken van een veilige werkcultuur. Maar hoe doe je dat? Protocollen helpen om houvast te creëren. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een handreiking opgesteld, die bedrijven kunnen gebruiken bij het opstellen van een gedragscode voor (on)gewenste omgangsvormen. Hierin kun je gewenste en ongewenste omgangsvormen vastleggen, duidelijk maken wat de stappen zijn bij ongewenst gedrag, een vertrouwenspersoon aanstellen, klachtenprocedures en – commissies instellen en maatregelen beschrijven.

Maar protocollen alléén zijn niet voldoende om een veilige werkomgeving te garanderen, bleek tijdens de bijeenkomst. Een veilige werkomgeving ontstaat alleen als deze verankerd is in de bedrijfscultuur. Het bestuur moet daarvoor een heldere visie hebben op de waarden van het bedrijf en deze consequent uitdragen. De CEO heeft hierbij een belangrijke voorbeeldfunctie. Immers, als de top niet reageert op ongewenste omgangsvormen, kun je weinig van je personeel verwachten.

Ongemakkelijk gesprek

Door in te zoomen op casussen wordt duidelijk hoe complex kwesties rond ongewenste omgangsvormen kunnen zijn. Wat doe je als een C-level collega tijdens een beurs in Las Vegas in de avonduren met mannelijke teamleden in een stripclub belandt – en de vrouwen zijn afgehaakt? Hoe ga je om met een discriminerende opmerking van een klant? Wat doe je als er sprake is van pesten, maar het slachtoffer geen behoefte heeft om melding te doen? Deel je gevallen van ongewenste gedrag met het hele bedrijf, of houd je het binnenskamers?

De aanpak van de beslissers verschilde soms flink. Waar de één een waarschuwing op zijn plaats vond, zag de ander reden voor ontslag op staande voet. Waar de één een nieuwe opdracht van een discriminerende klant zou weigeren, zou de ander proberen in samenwerking naar verbetering te zoeken. Eén ding werd duidelijk: ongewenste omgangsvormen leiden hoe dan ook tot een ongemakkelijk gesprek. Dat moet het dan maar zijn, was de conclusie. En van daaruit, oplossen. Niets doen is geen optie. Daarmee wordt immers het signaal gegeven dat ongewenste omgangsvormen blijkbaar worden geaccepteerd.

Leren van elkaar

Het bevorderen van een veilige werkcultuur vraagt kortom om voortdurende afwegingen in complexe situaties, waarbij er niet altijd één eenduidige oplossing is. Er zijn oneindig veel specifieke situaties te bedenken die zich niet in protocollen laten vangen. Het is daarom belangrijk om ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken. Allereerst binnen de organisatie, maar leren van anderen kan ook veel opleveren. Zo kan het bedrijf opgedane kennis en ervaring over (on)gewenste omgangsvormen in de organisatie borgen.

Over één punt zijn alle aanwezigen het eens: hoe ingewikkeld het ook, je móet aan de slag met ongewenste omgangsvormen. Een veilige werkcultuur is nooit ‘af’, maar een continu proces waarbij er altijd ruimte is voor verbetering. Dat geldt niet alleen voor de grotere bedrijven die zitting hebben in de Raad van Anders, maar ook voor kleine en middelgrote bedrijven. Binnenkort organiseert NLdigital daarom een bijeenkomst over het bevorderen van een veilige werkcultuur voor het MKB.